الأسبوع الماضي، جانا عميل يمدح بالله ويقول: “والله يا أخوي أنا لي شهرين أدور على مكتب يخلص معاملاتي، كل واحد يقول تعال بكره، وبكره يصير بعد بكره، وآخر شهر اضطريت أخذ إجازة من الشغل عشان أطلع المعاملة بنفسي!” القصة هذي للأسف تتكرر كثير، وبالذات لما تتعامل مع جهات حكومية وأنت ما عندك وقت أو ما تعرف الإجراءات زين.
المشكلة الحقيقية مو في صعوبة المعاملات، لا.. المشكلة في إنك تلاقي مكتب يفهم شغله ويوفر عليك الوقت والتعب. مكتب الديوان للخدمات العامة بالضبط متخصص في هالنوع من الخدمات، وبنشرح لك بالتفصيل كيف يقدر يحل مشاكلك.
المشكلة الأولى: الدوامة بين الجهات الحكومية
تخيل معي: عندك معاملة في وزارة التجارة، يقولون لك روح الغرفة التجارية، الغرفة تقول لك ارجع للوزارة، وأنت في النص ضايع ومحتار. هذا السيناريو يصير مع ناس كثير، خصوصاً في:
- استخراج السجلات التجارية وتجديدها
- تراخيص البلدية والدفاع المدني
- معاملات الجوازات والإقامات
- التصديقات من الغرفة التجارية والخارجية
الحل هنا بسيط: مكتب الديوان للخدمات العامة عنده علاقات مباشرة مع كل الجهات، ويعرف بالضبط كل جهة تبي إيش، وكيف تخلص المعاملة من أول مرة بدون رجعة.
الخطوة الأولى سهلة
المشكلة الثانية: الأوراق الناقصة والرجعات
كم مرة رحت لجهة حكومية، وقفت بالطابور ساعة، ولما جا دورك يقول لك الموظف: “ناقصك ورقة كذا”؟ الموضوع يعصب صح؟ وبعدين تضطر ترجع مرة ثانية، وأحياناً ثالثة.
الحل العملي خطوة بخطوة:
الخطوة الأولى: تتواصل مع مكتب الديوان للخدمات العامة وتشرح لهم معاملتك بالضبط. ما يحتاج تكون خبير، حتى لو تقول “أبي أجدد سجلي” أو “أبي أطلع رخصة محل” – هم يفهمون.
الخطوة الثانية: المكتب يعطيك قائمة كاملة ودقيقة بكل الأوراق المطلوبة. مو بس كذا، لا.. يشرح لك كل ورقة من وين تطلعها وإيش شروطها. مثلاً، لو تبي صورة من الهوية، يقولون لك لازم تكون ملونة وواضحة، مو أي صورة.
الخطوة الثالثة: إذا عندك أي ورقة ناقصة أو ما تعرف كيف تستخرجها، المكتب نفسه يساعدك فيها. يعني ما يتركونك في نص الطريق.
الخطوة الرابعة: يراجعون كل الأوراق قبل ما يروحون للجهة الحكومية، عشان يتأكدون إن كل شي تمام ١٠٠٪.
المشكلة الثالثة: الوقت والمواعيد
أنت موظف أو عندك شغل خاص، كيف بتطلع كل شوي تتابع معاملة؟ بعض المعاملات تحتاج أكثر من زيارة، وبعض الجهات ساعات دوامها محدودة.
هنا يجي دور مكتب الديوان للخدمات العامة الحقيقي. المكتب يتحرك نيابة عنك، يروح للجهات، يقدم الأوراق، يتابع، ويجيب لك المعاملة جاهزة. أنت بس تكمل شغلك العادي، وهم يخلصون الباقي.
الخدمات اللي يقدمها مكتب الديوان
خدمات الجوازات والإقامات
من أكثر المعاملات اللي تحتاج متابعة، خصوصاً لو عندك عمالة أو موظفين أجانب. المكتب يساعدك في:
- تجديد الإقامات (الرسوم تبدأ من ٦٥٠ ريال للسنة الواحدة حسب نظام الجوازات)
- نقل كفالة عامل من كفيل لكفيل (تستغرق من ٣ إلى ٥ أيام عمل)
- استخراج تأشيرات خروج وعودة (رسوم التأشيرة المتعددة ٢٠٠ ريال)
- تأشيرات الزيارة للعائلة
معلومة مهمة: لو الإقامة منتهية أكثر من ٦ شهور، تحتاج إجراءات إضافية وغرامات. مكتب الديوان للخدمات العامة يعرف كيف يتعامل مع هالحالات ويقلل الغرامات قدر الإمكان.
خدمات وزارة التجارة والسجلات
السجل التجاري عصب أي نشاط تجاري. المكتب يخدمك في:
- استخراج سجل تجاري جديد (الرسوم من ٢٠٠ ريال حسب نوع النشاط)
- تجديد السجل التجاري قبل انتهائه
- تعديل النشاط أو إضافة أنشطة جديدة
- نقل ملكية السجل أو إلغاؤه
نصيحة ذهبية: لا تستنى السجل ينتهي وبعدين تجدده، لأن فيه فترة سماح ١٤ يوم بس، وبعدها تبدأ الغرامات. جدده قبل شهر على الأقل.
خدمات البلدية والتراخيص
تراخيص المحلات والمنشآت تحتاج موافقات من جهات متعددة: البلدية، الدفاع المدني، وزارة الصحة أحياناً. مكتب الديوان للخدمات العامة يعرف بالضبط ترتيب الموافقات هذي، لأن بعض الجهات ما تعطيك موافقة إلا بعد ما تجيب موافقة الجهة الثانية.
مثلاً، رخصة محل مواد غذائية تحتاج:
- موافقة مبدئية من البلدية
- فحص الموقع من الدفاع المدني
- موافقة وزارة الصحة
- الرخصة النهائية من البلدية
لو رحت بنفسك وما رتبت الخطوات، بترجع أكثر من مرة. المكتب يخلص لك الموضوع كامل.
خدمات التصديقات والتوثيق
التصديقات من أكثر الإجراءات اللي تأخذ وقت، خصوصاً لو تبي تصدق أوراق للخارج. الإجراء العادي:
- توثيق من كاتب العدل (عبر منصة ناجز)
- تصديق من الغرفة التجارية (رسوم ٥٠ ريال تقريباً)
- تصديق من وزارة الخارجية (رسوم ١٠٠ ريال)
- أحياناً تصديق من السفارة المعنية
كل خطوة من هذي تحتاج زيارة ووقت انتظار. مكتب الديوان للخدمات العامة يخلص لك الدورة كاملة، وأنت ما تتحرك من مكانك.
معلومات ما يعرفها أغلب الناس
فيه سر بسيط يوفر عليك وقت كبير: أغلب المعاملات الحكومية الحين صارت إلكترونية عبر منصات مثل أبشر، مقيم، وناجز. لكن المشكلة إن بعض الإجراءات ما تنفع إلكترونياً، وتحتاج حضور شخصي أو “واسطة قانونية” اللي هو التوكيل.
مكتب الديوان للخدمات العامة عنده توكيلات قانونية تسمح لهم يمثلون العملاء في الجهات الحكومية. يعني ما يحتاجون حضورك إلا في حالات نادرة جداً، مثل بصمة الهوية أو التوقيع الشخصي على عقد رسمي.
كمان، فيه مواعيد محددة في بعض الجهات لازم تحجزها من قبل. المكتب يعرف هالمواعيد ويحجزها مسبقاً، فما تضيع وقتك في الانتظار أو الرجعات.
ليش تختار مكتب الديوان للخدمات العامة؟
خلنا نكون صريحين، فيه مكاتب كثير تقدم خدمات حكومية. لكن الفرق في التفاصيل:
أولاً: السرعة. المكتب ما يأجل معاملتك، يبدأ فيها نفس اليوم أو اليوم اللي بعده على أبعد تقدير.
ثانياً: الوضوح. يعطونك تقدير واضح للرسوم والمدة، ما فيه مفاجآت بعدين.
ثالثاً: المتابعة. يخبرونك بكل خطوة، مو تسلم أوراقك وتختفي أخبارهم.
رابعاً: الشمولية. معظم المكاتب تتخصص في نوع واحد من الخدمات، لكن مكتب الديوان للخدمات العامة يقدم كل شي، من الجوازات للسجلات للتراخيص.
أمثلة واقعية من العملاء
صاحب محل قهوة في الرياض كان يبي يجدد رخصة المحل، راح بنفسه للبلدية، قالوا له تحتاج فحص من الدفاع المدني. راح للدفاع المدني، قالوا له ارجع البلدية عشان تحدث المخططات. ضاع عليه أسبوعين وما خلص شي. جا لمكتب الديوان للخدمات العامة، خلصوا له المعاملة في ٤ أيام.
مثال ثاني: شركة صغيرة عندها ٨ موظفين أجانب، كلهم إقاماتهم تنتهي في شهر واحد. صاحب الشركة ما عنده وقت يروح الجوازات ٨ مرات، سلم الأوراق كلها للمكتب، وخلصوا له كل الإقامات دفعة وحدة.
كيف تتواصل مع المكتب؟
التواصل سهل وواضح. ترسل رسالة واتساب على الرقم، أو تتصل مباشرة. تشرح معاملتك، ويعطونك رد فوري بالإجراءات والتكلفة والمدة المتوقعة.
الحلو في الموضوع إن مكتب الديوان للخدمات العامة يستقبل العملاء من كل مناطق المملكة. حتى لو أنت في جدة أو الدمام أو أبها، تقدر تتعامل معهم إلكترونياً وترسل الأوراق، وهم يخلصون المعاملة ويرسلون لك النتيجة.
نصائح أخيرة قبل ما تبدأ معاملتك
أول شي، جهز أوراقك الأساسية: صورة من الهوية، السجل التجاري إذا عندك، الإقامات إذا المعاملة متعلقة بالعمالة. كل ما كانت أوراقك جاهزة، كل ما المعاملة تمشي أسرع.
ثاني شي، حدد معاملتك بالضبط. مثلاً، لا تقول “أبي أخلص أمور المحل”، قول “أبي أجدد رخصة المحل” أو “أبي أضيف نشاط جديد للسجل”. الوضوح يساعد المكتب يخدمك أسرع.
ثالث شي، اسأل عن المدة المتوقعة، وخليك واقعي. بعض المعاملات تاخذ يومين، وبعضها تاخذ أسبوع أو أكثر حسب الجهة الحكومية. المكتب يقدر يسرع الإجراءات، لكن ما يقدر يخلص معاملة تحتاج ٧ أيام في يوم واحد.
أخيراً، خل عندك نسخة من كل الأوراق اللي تسلمها. هذا يحميك ويحمي المكتب، ويسهل المتابعة لو احتجت تراجع أي شي.
الخلاصة، لو عندك معاملة حكومية وما عندك وقت أو خبرة تخلصها، مكتب الديوان للخدمات العامة موجود عشان يريحك من الدوخة. بدل ما تقضي أسابيع تطلع وتدش بين الجهات، خل المكتب يخلص لك كل شي، وأنت ركز على شغلك وحياتك. التواصل سهل، والخدمة واضحة، والنتيجة مضمونة إن شاء الله.